Kurumsal iş yazılım çözümleri ve özellikle ERP yazılımlarının işletmelere entegre edilerek süreç yönetimi ve raporlama gibi başlıkların söz konusu yazılım araçları ile yönetilmeye başlanmasına kadar yapılan tüm çalışmalar Proje süreci olarak adlandırılıyor. Genellikle canlıya geçiş (devreye alma) aşamasına gelindiğinde projelerin sonlandığı, işin bitirildiği ve sürecin tamamlandığı gibi bir algı ve ön kabul mevcuttur. Hatta birçok yazılım üreticisi firma veya yönetim danışmanı ekipleri canlıya geçiş günü veya anını sosyal platformlarda paylaşma yarışına girdikleri görülür.
Asıl işin şimdi başladığını nedense bir an için unutuyorlar veya unutmak istiyorlar. Çünkü, özellikle üretim yapan işletmelerde ilk defa ERP sistemi kullanılmaya başlanacaksa ERP geçişi öncesi yürütülen tüm analiz ve değerlendirmelerin eksiksiz ve olabildiğince detaylı yapıldığı kabul edilse de aslında canlıya geçiş, yapılan kabuller ve üzerinde mutabakat sağlanan tüm operasyonlara start verilmesi anlamına geldiğinden kalıcı süreçler yeni başlıyor.
ERP geçişi ile birlikte başlayan yeni dönem bir anlamda, birçok önemli ve kritik başlığın işletme döngüsü içerisinde hayat standardı haline gelmesi demektir.
Hiç bitmeyecek hedef ve gerçekleşme takipleri,
Sürekli iyileştirme gerektirecek süreç analizleri,
Performans ve verimlilik analizleri,
Raporlama ve karar destek süreçleri.
Kurumsal iş yazılımları ve yine özellikle ERP geçiş denemelerinde, maalesef başarısız olanların sayısı, başarılı olan projelere oranla daha yüksek olduğu görülmektedir. Bunun asıl ve kök edenlerinin başında ilk bölümde değinmeye çalıştığımız algı ve beklentilerin olduğu söylenebilir.
ERP sistemine geçiş sürecini “yazılım değiştirme” veya “yeni sisteme geçiyoruz” kısır algı ve bakış açısı ile ele almak yaklaşımının konunun taraflarında yaygın olduğu durumlarda, yürütülen çalışmaların gerektiği gibi yapılamadığı görülmektedir. Bir tarafta yönetişim ve planlama anlamında eksikleri bulunan işletme karar alıcıları, diğer tarafta lisanslamaya odaklanmış bir yazılım üreticisi profilinin olduğu durumda tüm bu süreç kanaatimizce bir DENEME olarak adlandırılmalıdır ki, günümüzde maalesef çokça karşılaşılan bir durum.
ERP yazılımı kullanmaya başlanacağı tarih sadece sürecin tarihsel anlamda önemli noktalarından biridir. Canlıya geçiş anına kadar tüm bu sürecin,
Önce değişimi kabullenmenin gerekliliği,
Özellikle ilk defa ERP sistemine geçecek işletmelerde aslında kültürel anlamda ciddi değişiklerin olması gerektiği,
Sürecin yalnızca bir sistem/yazılım değişikliğinden ibaret olmadığı,
Canlıya geçiş ile birlikte daha ciddi takip ve analizlerin yapılması gerekeceği,
Gibi daha olgun yaklaşımlar ile yürütülecek çalışmaların başarıya ulaşması mümkündür. Bu bakış açısı ile yürütülen ve istenildiği gibi ilerlediği takip edilebilen ERP geçiş süreçleri PROJE olarak adlandırılabilir.
ERP’ ye geçiş hiç bitmeyen bir süreçtir.
Bilindiği gibi projeler plan ve program ile ilerleyen süreçlerdir. İşletmelerin operasyonlarının tam da kalbine yerleşecek ERP yazılımına dair bir projeden bahsediliyorsa bu sonu olmayan bir projedir. Çünkü işletme faaliyetleri devam ettiği sürece tüm sürece dair veri ve bilgi akışına zemin teşkil edecek ERP yazılımıdır. Bu sebeple ERP projeleri başlar ama bitmez…